• Zeef het goud uit eigen data

De ERP-, WMS- en TMS-oplossingen en boordcomputers die bedrijven in de sector transport & logistiek inzetten, genereren grote hoeveelheden data. Deze gegevens kunnen waardevolle inzichten voor de bedrijfsvoering bieden. In de praktijk lopen de informatiestromen van deze systemen echter niet parallel. Daarom is het lastig om de data te verzamelen, te integreren en om te zetten naar bruikbare stuurinformatie. Alle gegevens om beter te managen zijn aanwezig. Het is de uitdaging om deze data slim te benutten. Een business intelligence oplossing (BI) stroomlijnt dit proces en presenteert actuele gegevens snel en overzichtelijk op één plek. Op die manier is er nog maar één versie van de waarheid waarop het management de besluitvorming voor de lange en korte termijn kan baseren.

Een manager wil real-time inzicht in de gezondheid van zijn organisatie en het rendement van opdrachten. Vaak is dat niet zo eenvoudig. Rapportages uit de verschillende systemen geven een gefragmenteerd beeld van de lopende opdrachten. De vertaling van de diverse rapportages naar een totaaloverzicht kost veel tijd en dan nog is het resultaat niet optimaal. Alleen achteraf is zichtbaar dat er iets is misgegaan bij een opdracht. Bijsturen is dan geen optie meer.

 

Efficiënte besluitvorming

Het principe van een BI oplossing is eenvoudig: het systeem verzamelt dagelijks gegevens uit diverse operationele systemen en koppelt deze aan de KPI’s waarop de manager wil sturen. De resultaten verschijnen in gestandaardiseerde grafieken, meters of tabellen in een overzichtelijk dashboard. Het rapportageproces verloopt geautomatiseerd volgens zelf ingestelde regels. Hierdoor gaat er geen kostbare tijd aan dataverwerking- en analyse verloren. Naast het gestandaardiseerde dashboard kan een manager met een eenvoudige tool gemakkelijk zelf grafieken, tabellen of rapportages maken. Deze aanpak maakt het besluitvormingsproces veel efficiënter. Bijsturen is niet langer een kwestie van achteraf beseffen dat het anders had gemoeten. Momenteel is namelijk vaak wel inzichtelijk dat een opdracht niet het verwachte rendement oplevert. Het blijft echter gissen naar de exacte oorzaak. Is het misgegaan bij het vervoer of zijn de kosten voor het her- of verpakken van de goederen te hoog? Dergelijke basale rendementsvragen zijn bepalend voor het uiteindelijke bedrijfsresultaat. Zeker in de transport & logistiek waar de marges voortdurend onder druk staan.

 

Rendement

Vragen over rendementen zijn eenvoudig vast te leggen in een KPI. Voertuigrendement is daarvan een goed voorbeeld. In het dashboard is in één oogopslag helder hoe het bedrijf het doet; waar geld wordt verdiend en waar verloren. Als dat inzicht vragen oproept, is het eenvoudig om een niveau dieper te gaan, naar de elementen waaruit de KPI opgebouwd is. Het voertuigrendement kan dan bestaan uit bruto inzet uren, percentage on-time leveringen,
brandstofkosten of opbrengst per rit. In deze KPI-laag zijn de resultaten per element in grafieken of tabellen in kaart gebracht. Voor de bruto inzet uren bijvoorbeeld het aantal gereden, laad- en wachturen. Afwijkingen, positief of negatief, zijn direct duidelijk. Als dit inzicht vragen oproept, is het mogelijk om voor een specifieke periode op het niveau van een afdeling, medewerker, voertuig of vracht in te zoomen.

Pijnpunten blootleggen

Al deze informatie wordt dagelijks bijgewerkt en geeft dus op verschillende niveaus inzicht. Een manager kan vanuit het dashboard zelf inzoomen op specifieke onderdelen of snel trendanalyses maken om gegevens te vergelijken. Door zelf relevante informatie te combineren, op basis van actuele of historische gegevens, ontstaat een compleet beeld. Dit alles zonder tijdrovende zoektochten in systemen en complexe conversieslagen. Bovendien is het eenvoudig om deze rapportages en overzichten automatisch naar medewerkers of klanten te mailen. Met deze aanpak biedt BI het fundament voor strategische besluitvorming, voor de dagelijkse gang van zaken en voor de langere termijn. Het is eenvoudig om pijnpunten bloot te leggen, te onderzoeken en te delen. Dat geldt ook voor strategische vragen of een organisatie bijvoorbeeld specifieke activiteiten zelf moet blijven doen of beter kan uitbesteden.

Gedegen plan

De voordelen van BI voor bedrijven in de sector transport & logistiek lijken op papier evident. Het biedt een overzicht met recente, betrouwbare en strategische informatie over de bedrijfsprestaties. Een goed vertrekpunt voor gefundeerde besluitvorming. Dit alles zonder dat medewerkers veel tijd steken in het verzamelen, analyseren en rapporteren van data uit de verschillende systemen. De vraag is echter hoe een organisatie een effectieve BI oplossing binnen de eigen omgeving inricht. Gewoon een nieuw systeem implementeren is geen optie. Het fundament is een gedegen plan en een heldere formulering van de wensen en eisen. Zeker omdat BI een technologische en organisatorische impact op een organisatie kan hebben. Alleen door goed na te denken over de technische integratie en de KPI’s zijn de beloftes van BI om te zetten in concrete voordelen. Dan is een bedrijf daadwerkelijk in staat om het goud uit de eigen bedrijfsdata te zeven.

Dit is het tweede artikel uit een drieluik over de voordelen van business intelligence.