• Effectief aan de slag met BI

Effectief aan de slag met BI

Bedrijven in de sector transport & logistiek zetten diverse operationele systemen in om hun bedrijfsvoering efficiënter te maken. Het rendement van ERP-, WMS- en TMS-oplossingen en boordcomputers is echter nog groter als organisaties er in slagen om de datastromen die deze systemen genereren effectief te vertalen naar strategische stuurinformatie. Een business intelligence oplossing (BI) helpt organisaties relevante data te verzamelen, te analyseren en op maat te rapporteren in een overzichtelijk dashboard. In theorie klinkt dit heel logisch en zelfs eenvoudig. Maar wanneer is het voor een bedrijf echt interessant in een BI oplossing te investeren? En hoe is de potentie van zo’n oplossing optimaal te benutten?

In de praktijk blijkt dat veel organisaties moeite hebben om grip op hun datastroom te krijgen en te houden. Laat staan dat ze de waarde van hun eigen gegevens eenvoudig kunnen vertalen naar stuurinformatie om processen te stroomlijnen en rendementen te verbeteren. Helaas verzanden deze pogingen vaak in zogenaamde ‘Excel eilanden’. Managers laten rapporten samenstellen om het functioneren van hun eigen afdeling of divisie te kunnen beoordelen. Deze rapportages zijn weliswaar gebaseerd op data uit de eigen operationele systemen, maar vaak ontbreekt het aan een eenduidige aanpak. Zo is er slechts een gefragmenteerd en soms zelfs gekleurd beeld van de daadwerkelijke situatie. Met deze aanpak gaat er veel tijd verloren aan het zoeken van data, de analyse en rapportage. Bovendien is het resultaat van deze inspanningen onbevredigend. Het management heeft uiteindelijk nog steeds geen actueel beeld van de prestaties op bedrijfs-, afdelings-, klant- of opdrachtniveau. Bijsturen is daardoor nauwelijks mogelijk.

 

Valkuilen

Effectief management vereist één actuele versie van de waarheid en het vermogen om op elk moment en op iedere plek te beschikken over doelgerichte informatie. Een BI oplossing biedt alle elementen om dit proces efficiënt in te richten en uit te voeren. Hoewel de voordelen van BI evident lijken, leeft bij veel organisaties het idee dat business intelligence alleen haalbaar is voor grote ondernemingen. Dat beeld wordt gevoed door de associatie met complexe oplossingen, verregaande integratie van systemen, grote investeringen en langdurige implementatietrajecten. Berichten over organisaties die na implementatie te weinig of juist een overvloed aan stuurinformatie krijgen, verhogen de drempel naar BI verder.

Geen blauwdruk

Net als bij andere (IT-)projecten bestaat er voor een BI implementatie geen universele blauwdruk. Ieder bedrijf heeft specifieke kenmerken die extra aandacht verdienen. Tegelijkertijd zijn er zeker aandachtspunten die een succesvolle implementatie ondersteunen. Het allerbelangrijkste is vooraf heldere doelstellingen bepalen. Welke informatie heeft het management nodig voor een effectieve bedrijfsvoering? En hoe wil de directie deze rapportages gepresenteerd hebben? In principe is het mogelijk om alle operationele data naar KPI’s te vertalen en daarover te rapporteren. En zeker aan het begin van een traject is dat enthousiasme een valkuil. Zo’n brede aanpak is contraproductief. Een focus op de belangrijkste KPI’s zorgt dat essentiële informatie niet ondergesneeuwd raakt.

Concrete meetpunten

Om de gezondheid van een organisatie in één oogopslag te bepalen, is een zestal KPI’s in de meeste gevallen voldoende. Een goed startpunt is bijvoorbeeld het inzichtelijk maken van de opbrengst of kosten voor de grootste klant of opdracht. Zo doet een organisatie ervaring op met een afgebakend onderdeel. Dit helpt om beter inzicht in de bedrijfsprestaties te krijgen, maar ook om de opbouw van kosten en rendementen gedetailleerd in kaart te brengen. Vanuit een dashboard is het eenvoudig om de opbouw van een KPI te presenteren. Indien gewenst zijn specifieke details snel te bekijken. Dit kan gaan om de opbrengst per kilometer of het aantal lege kilometers dat gereden wordt. Deze informatie is ook zeer nuttig om bestaande SLA’s te monitoren. Op basis van concrete meetpunten zijn gemaakte afspraken onafhankelijk te toetsen. Dat inzicht is waardevol voor het bedrijf en vergroot de transparantie voor klanten die deze rapportages ook kunnen ontvangen. De kostenopbouw is volledig helder en concrete meetpunten zijn het vertrekpunt voor aanpassingen in het SLA of voor het maken van nieuwe afspraken.

Technologie

Eenvoud is ook het vertrekpunt bij de technische realisatie van een goed werkend BI platform. In tegenstelling tot de beeldvorming zijn complexe integratie- en conversieslagen niet nodig. Bijvoorbeeld door te kiezen voor een onafhankelijke database-omgeving die weliswaar verbinding maakt met de relevante operationele systemen, maar deze niet beïnvloedt. Het laden van gewijzigde gegevens is eenvoudig tijdens daluren te plannen. Door gebruik te maken van kopieën belast de BI oplossing de operationele systemen niet.
Dit is het tweede artikel uit een drieluik over de voordelen van business intelligence.

Leercurve

Helaas bestaat er ook voor BI geen heilige graal. De implementatie van een BI oplossing binnen een bedrijf is altijd het begin van een leercurve. Dat is onmogelijk zonder een afgebakend plan met heldere eisen en wensen. Daarbij is het essentieel om de gehele organisatie bij het project te betrekken. BI is een praktisch tool waarmee business gebruikers snel zelfstandig de inzichten krijgen die nodig zijn om bedrijfsprocessen goed te managen. Het is belangrijk dat de oplossing zo gebruikersvriendelijk is, dat iedereen de voordelen kan benutten. In combinatie met de aanwezige logistieke kennis en ervaring ontstaat een lerende organisatie die blijft werken aan een continue verbetering van de bedrijfsvoering. Dan is BI een verantwoorde investering met een korte ROI en een gegarandeerd rendement. 

Tips

Bepaal vooraf een beperkt aantal KPI’s om op te sturen
• Start met een beperkte focus en aantal gebruikers, breid vervolgens uit.
• Maak de gehele organisatie deelgenoot van het implementatieproces
• Deel de resultaten intern
• Maak gebruik van de mogelijkheid om meerwaarde voor opdrachtgevers te creëren
• Kies een BI-oplossing die in de toekomst geen beperkingen oplevert bij keuzes voor nieuwe software
• Let op de schaalbaarheid (kan de oplossing met de organisatie meegroeien?)

De auteur van dit artikel wil graag met u van gedachten te wisselen over de mogelijkheden van BI voor uw organisatie.

Dit is het derde artikel uit een drieluik over de voordelen die business intelligence de logistieke en transportsector kan bieden.