• Business case Docdata

Docdata stroomlijnt logistieke processen met Business Intelligence van Informa Nederland

Docdata verzorgt op topdagen de verzending van zo’n 200.000 pakketten in de EU. Het geavanceerde warehouse management systeem van Docdata genereert dagelijks een schat aan data die een continue verbetering van de logistieke performance mogelijk maakt. Docdata stroomlijnt die data processen met BI-advies van Informa Nederland om een eenduidig beeld van alle operationele processen en prestaties te krijgen. Met Business Intelligence (BI) en advies helpt Informa Nederland de operationele en financiële performance van Docdata te monitoren en aan te scherpen.

Vanuit eigen magazijnen in Nederland, Duitsland, Italië en Groot-Brittannië verzorgt Docdata logistieke diensten voor klanten zoals bol.com, de Bijenkorf en Zalando. Efficiënte fulfilment vraagt om flexibele afstemming van de capaciteit op het wisselende aantal orders en een fijnmazige distributie-infrastructuur. Het bedrijf biedt haar diensten aan op basis van heldere, toetsbare serviceafspraken. Een bekend voorbeeld is de leveringsvoorwaarde van bol.com waarbij producten die voor 22:30 uur besteld zijn, de volgende dag (mits op voorraad) geleverd worden. Bij de klant thuis, of bij één van de ruim 700 supermarkten van Albert Heijn.

Snelle groei

“In het verleden lag het zwaartepunt van onze activiteiten bij het verzenden van cd’s en dvd’s. Inmiddels zijn ons assortiment en de volumes die we verwerken enorm gegroeid. In topmaanden, zoals december, verzorgen we bijna 5 miljoen orders per maand”, zegt de ICT Manager. “Door onze snelle groei is het aantal operationele systemen ook uitgebreid. Om onze activiteiten te monitoren en klanten inzicht te geven in onze prestaties, gebruikten we een traditionele rapportagetool.”

Meerdere waarheden

De rapportagetool van Docdata gebruikte data uit de databases van de operationele systemen zelf. Dit zorgde voor een ongewenste belasting van de kernsystemen. Een andere beperking was dat de rapportages gebaseerd waren op verschillende soorten operationele gegevens. De vereiste conversieslagen kostten tijd en beïnvloedden de kwaliteit van de rapporten. “Medewerkers maakten naar eigen inzicht rapporten met zelf samengestelde datasets. Op een bepaald moment waren er 3.000 verschillende rapporten in omloop met ieder een eigen versie van de waarheid. Bovendien was kennis over specifieke rapporten nauwelijks vastgelegd. Het was lastig een eenduidig beeld van onze activiteiten en prestaties te creëren en effectief te sturen.”

Centraal datawarehouse

Docdata schakelde IBM Premier Business Partner Informa Nederland in om deze situatie te analyseren en met een advies te komen. Uit de analyse bleek dat een business intelligence platform een goede oplossing kon bieden. Daardoor is het mogelijk om data in een vroeg stadium te uniformeren en te controleren op kwaliteit. Rob Prop, Manager Professional Services bij Informa Nederland, legt uit: “Bij de start van het implementatietraject hebben we veel aandacht besteed aan de opzet van een technologieonafhankelijk platform. Door deze business-georiënteerde aanpak is Docdata in staat om de diverse operationele systemen eenvoudig aan te sluiten op de datawarehouseomgeving.” De BI teamleider bij Docdata zegt hierover: “Zo weten we in ieder geval zeker dat alle basisinformatie voor de rapportages uniform is. De rapporten geven een bedrijfsbreed beeld zonder risico’s en belasting voor de operationele systemen.”

Om de rapportagestroom te beteugelen en tegelijkertijd de waarde van de rapportages voor de business te vergroten, moesten ook de rapportages gestroomlijnd worden. “Samen met de BI-specialisten van Informa hebben we eerst de informatiebehoefte van de business in kaart gebracht. In het verleden ging iedereen met eigen datasets en rapportages aan de slag. We geven nu een eenduidig beeld van de operatie. Door rapporten van verschillende systemen te combineren, is het aantal rapporten van meer dan 3.000 teruggebracht naar 250 generieke rapporten. Die zijn voor de gehele organisatie relevant. Verder zijn de rapporten inmiddels geclassificeerd, waardoor we weten of ze operationeel, strategisch/tactisch of financieel zijn. Deze standaardisatie vergroot de inzetbaarheid.”

Datamarts

De inrichting van een nieuwe IBM datawarehouse-omgeving en consolidatie van rapporten is nodig om in de toekomst ook dimensionele oplossingen of datamarts voor de huidige operatie en op termijn ook voor forecasting in te kunnen zetten. Rob Prop: “Fulfilment is een complex geheel van activiteiten en processen die sterk op elkaar ingrijpen. Dat goed in beeld krijgen, vereist meer dan dataoptimalisatie. Daarom zijn we gestart met de inrichting van datamarts. We bouwen modellen voor specifieke bedrijfsprocessen, waardoor we vanuit verschillende dimensies en op meerder niveaus naar de data kijken. Op basis van KPI’s kunnen we de performance in een dashboard monitoren. Zo signaleren we eventuele afwijkingen tijdig. Indien nodig kan een geautoriseerde medewerker in een tweede laag flexibel specifieke businessvragen beantwoorden. Zonder dat er per se weer een nieuw rapport ontstaat. Onze klanten kunnen hun logistieke stromen binnenkort ook zelf monitoren via een App die Docdata daarvoor laat ontwikkelen..” Als voorbeeld noemt Prop de vergelijking van actuele data met gegevens in dezelfde periode vorig jaar. “In het verleden verzamelde Docdata historische data uit verschillende systemen om tot een vergelijking te komen. Dit kostte veel tijd en was foutgevoelig. Nu is dat een kwestie van een datamart openen en de juiste gegevens aanklikken.”

Prestaties verbeteren

Met de ondersteuning van Informa Nederland doet Docdata momenteel ervaring op met het inrichten van datamarts. De focus ligt nu bij het pickproces voor outbound goederen. Docdata: “Maar we zien veel meer mogelijkheden. Zo kan een beter beeld van de shipping performance de timing met transporteurs verbeteren. Daarnaast gaan we winst behalen door de cross-dock performance te analyseren. Als goederen die binnenkomen al besteld zijn, hoeven die niet eerst nog het warehouse in. Beter inzicht scheelt extra handelingen en levert dus kostenbesparing op. Een ander voorbeeld is de routing in het warehouse. Producten met een hoge omloopsnelheid willen we natuurlijk voorin opslaan. Het lijken eenvoudige voorbeelden, maar kleine veranderingen in het proces kunnen de performance en ons serviceniveau wezenlijk beïnvloeden en dragen dus bij aan onze bottom-line.”

Op maat informeren

Het perspectief dat de BI-oplossing Docdata biedt, gaat verder dan de interne processen. “Onze klanten willen natuurlijk zien of wij onze afspraken nakomen. Die gegevens presenteren we regelmatig via automatisch gegenereerde, klant specifieke rapportages en straks dus ook via de App. Op dat vlak biedt BI kansen om klanten op maat te informeren over specifieke activiteiten die wij uitvoeren. Daarvoor ontwikkelen we gerichte commerciële services die onze klanten vooruithelpen. We verzamelen heel veel, gevarieerde en gedetailleerde data over klantprocessen, wij zien dat als het goud van onze organisatie. Omdat we die namelijk nu slim kunnen selecteren en presenteren, kunnen klanten die informatie benutten om hun eigen business te optimaliseren. Als een specifieke klant veel retourzendingen heeft, is het interessant om te weten waar eventuele knelpunten liggen. We maken dat nu inzichtelijk met BI.”

Docdata nog in een transitiefase. “Onze data is nu uniform en geconsolideerd vastgelegd en altijd beschikbaar. We weten dat de data in het datawarehouse en de datamarts een correcte weergave van de feiten in de operatie zijn. Dit stelt ons in staat om de status van de bedrijfsvoering snel inzichtelijk te maken. Door meer datamarts te ontwikkelen, willen we vanuit nog meer dimensies naar onze operationele data kijken. Dan benutten we BI om rapportages meer diepgang te geven en beter naar de toekomst te kijken.”