• Benut de goudmijn van uw eigen data

Logistieke dienstverleners en transportbedrijven gebruiken diverse operationele systemen om de dagelijkse processen goed te laten verlopen. Zij zetten ERP-oplossingen, warehouse- en transportmanagementsystemen (WMS en TMS) en boordcomputers in om zo efficiënt mogelijk te opereren. Extra voordeel is dat deze systemen waardevolle data verzamelen om de bedrijfsvoering ook in de nabije toekomst aan te scherpen. Maar bieden deze afzonderlijke informatiestromen het management wel een helder en eenduidig beeld van de actuele situatie om de business snel, en waar mogelijk proactief, bij te sturen?

De sector transport & logistiek maakt gretig gebruik van de mogelijkheden die IT biedt. Stevige concurrentie en kleine marges dwingen tot investeringen in innovatieve oplossingen die de optimale inzet van capaciteit en tijd ondersteunen. Aan de andere kant is het belangrijk om afspraken met klanten aantoonbaar na te komen. In dat streven helpt ERP om projectresultaten inzichtelijk te maken en efficiënt te calculeren, terwijl het WMS de in-, op- en uitslag van goederen en de value added logistics (VAL) ondersteunt. Een TMS zorgt voor het efficiënt inplannen van ritten en communiceert vaak met boordcomputers voor optimalisatie van de routes. De continue uitbreiding van de IT-omgeving heeft echter een schaduwzijde: systemen van bedrijven die op volle toeren draaien, genereren gigantische datastromen. Slim gebruik van deze data kan een sleutelrol vervullen bij het aanscherpen vande operationele processen.

Versnippering van data

Opslag en analyse van al deze operationele gegevens blijkt in de dagelijkse praktijk niet eenvoudig. Het is duidelijk dat de IT-systemen een eigen focus hebben en op hun deelgebieden zeer waardevol zijn. Toch is de som der delen niet altijd positief. Traditioneel slaan systemen data via eigen methodes en in eigen formaten op in systeemspecifieke databases. Omdat de informatiestromen onderling verschillen, is het moeilijk om data te integreren en te vertalen naar bruikbare stuurinformatie. Meestal zijn er wel rapportagemogelijkheden, maar deze standaardrapporten komen veelal direct uit de operationele systemen. Daaraan kleeft een aantal nadelen. Door versnippering van data en gebruik van eigen rapportagemethodieken en -formaten is de integratie en analyse van informatie een tijdrovend proces. Kostbare mankracht wordt ingezet voor het draaien en verwerken van rapportages. En die tijd wordt niet besteed aan de kernprocessen. Een ander risico is dat de rapportages door de context van de persoon die ze maakt of initieert gekleurdraakt. Het is dus lastig om op basis van de bestaande gegevens een actueel totaalbeeld van de bedrijfsprestaties te krijgen.

Ad hoc bijsturen

Het is van strategisch belang dat stuurinformatie actueel en correct is. Alleen dan is het mogelijk om processen op korte termijn aan te passen. Tijdigheid is voor veel organisaties een uitdaging. Allereerst is de integratie van gegevens, bijvoorbeeld in Excel, mede door de verschillende dataformaten, een complex proces. Daarnaast is de kans dat er tijdens diverse conversieslagen en samenvoeging iets misgaat, vrij aannemelijk. Dit alles kost veel tijd waardoor de informatie de actuele stand van zaken niet weergeeft. De inzichten die dit oplevert zijn slechts beperkt bruikbaar voor het bijsturen van de dagelijkse gang van zaken. Een ander punt is het gebrek aan opties om in te zoomen op details. Als een rapportage vragen oproept, moet in veel gevallen het gehele proces weer opnieuw doorlopen worden voor een adequaat antwoord. Al deze belemmeringen maken het lastig om snel correcte en actuele rapportages samen te stellen, op basis waarvan het management projecten of bedrijfsprocessen ad hoc kan bijsturen.

Eigen KPI’s

Een ander aandachtspunt bij de standaardrapportages van de huidige systemen is het beperkte vermogen om specifieke KPI’s inzichtelijk te maken. Sommige bedrijven sturen op brutowinst of rendement per voertuig. Andere organisaties zijn vooral geïnteresseerd in het rendement per klant of het bewaken van de SLA’s, waarvan de wensen en eisen per klant kunnen variëren. Standaardrapporten bieden in een gunstig geval wel alle relevante elementen om deze KPI’s op te bouwen. Maar ook in deze situaties zijn de actualiteit van de data en het verzamelen en integreren van de juiste gegevens knelpunten.

BI

Een business intelligence oplossing (BI) geeft een bedrijf meer grip op de bestaande informatiestromen. Dat is mogelijk door de beschikbare data centraal te verzamelen, te combineren en te vertalen naar strategische stuurinformatie. Door deze gegevens in een overzichtelijk dashboard te presenteren, afgestemd op de informatiebehoefte van de managers, is de hartslag van een onderneming op de voet te volgen. Het management kan snel maatregelen nemen als KPI’s achterblijven bij de planning. Op die manier maakt een organisatie maximaal gebruik van de goudmijn aan data in haar operationele systemen om de bedrijfsprestaties op de korte en lange termijn te verbeteren.

Dit is het eerste artikel uit een drieluik over de voordelen die business intelligence de sector transport & logistiek kan bieden.